Beginnen met Cloud Dossier?

Veelgestelde vragen

Algemeen

Hoe benader ik het portaal?

Je kunt het portaal op meerdere manieren benaderen:

  1. Via een internet programma. De link naar jouw inlogpagina staat in de eerste e-mail van Cloud Dossier.
  2. Via de apps op smartphone en tablets. De apps vindt je op deze pagina.
  3. Als netwerkschijf in de verkenner via WebDAV.

Hoe upload ik een bestand?

  1. Eenmaal ingelogd  in Cloud Dossier, kies je voor Dossier
  2. Selecteer de map waar het bestand in moet,
  3. Klik op de knop Upload
  4. Sleep de bestanden in het venster of klik op één van de upload knoppen.

Verschil tussen Losse bestanden en Dossierstuk

Wanneer je de bestanden los upload worden de bestanden allemaal los weergeven. Wanneer je de bestanden upload als dossierstuk, worden de bestanden los geplaatst in een map.

 

Vanuit LogiSal opslaan?

Kijk op deze op pagina.

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

  1. Wanneer je ingelogd bent kun je rechtsboven op je naam klikken en kies voor Mijn Account
  2. Kies achter Wachtwoord wijzigen voor Ja
  3. Typ het huidige wachtwoord en 2x het nieuwe wachtwoord.
  4. Kies helemaal onderin voor Wijzigingen opslaan.

Het wachtwoord is nu gewijzigd.

Hoe voeg ik Cloud Dossier toe als netwerkschijf in Windows (WebDav)?

Volg de instructies op deze pagina.

Beheer

Hoe maak in een nieuwe klant (cliënt) aan?

  1. Kies voor Beheer in het menu.
  2. Kies voor de knop Nieuwe cliënt aanmaken.

Beheer Nieuwe cliënt aanmaken

  1. Selecteer de juiste vestiging
  2. Laat de naamgeving op Enkelvoudig staan
  3. Vul de verplichte velden Naam en Plaats en eventueel de rest.

Kies voor volgende. De branchegegevens mag je invullen maar hoeft niet. Kies daarna voor volgende.

Selecteer een groep om de juiste rechten toe te passen. Wij hebben een groep Cliënten zonder beheer aangemaakt, zodat klanten niet gebruikers aan kunnen maken.
Wanneer dat wel mag, kun je kiezen voor Cliënten met alle rechten. Kies voor volgende.

In het volgende scherm kun je de rechten nog fine-tunen.

Zet in het volgende scherm de optie Pin of twee-factor-bevestiging op Twee-factor in plaats van Pincode.
Op de volgende regel kun je aangeven of je wel of niet gebruik wilt maken van twee-factor authenticatie.

Cloud Dossier maakt geen gebruik van de accorderen optie waardoor de pincode overbodig is. Wij adviseren je daarom altijd de optie op twee-factor authenticatie te zetten.
Dit wordt niet direct toegepast, maar kun je op ja of nee zetten.

Kies voor opslaan en de nieuwe cliënt is aangemaakt.

Hoe stel ik tweestaps-authenticatie in voor een cliënt?

Bij het aanmaken van een cliënt heb je de keuze om tweefactor-authenticatie te gebruiken. Indien je dit achteraf wilt toepassen kun je onderstaande stappen volgen.

  1. Kies voor Beheer in het menu.
  2. Klik op de cliënt voor welke je de tweefactor-authenticatie wilt toepassen.

Beheer Cliënt bewerken

  1. Kies voor het tab *Accorderingsrechten en SMS
  2. Zet PIN of SMS bevestiging op SMS.
  3. Zet Inlog met tweefactor-authenticatie op Ja en kies onderin het scherm voor Accorderingsrechten en SMS opslaan.

*Met Cloud Dossier is het niet mogelijk gebruik te maken van de accorderingsfunctie. 

Wanneer tweefactor-authenticatie toegepast wordt dient de gebruiker in te loggen met een authenticator applicatie.
De gebruiker stelt dit éénmaal in voor het apparaat. Dat apparaat kan dan telkens gebruikt worden voor het inloggen.

Mocht je nog geen app hebben om te authenticeren, dan adviseren wij Google Authenticator (Google Play / App store).

Hoe maak ik een gebruiker aan voor mijn klant (cliëntgebruiker)?

  1. Selecteer de juiste klant in het menu en kies voor Beheer.
  2. Kies voor Cliëntgebruikers > Nieuwe gebruiker aanmaken.

Beheer Nieuwe gebruiker

Voer zoveel mogelijk informatie in over deze gebruiker (gegevens met een sterretje zijn verplicht) en kies voor Volgende.

  1. Kies een gebruikersnaam of gebruik de standaard gecreëerde.
  2. Vul het e-mail adres en kies voor volgende.

Stel eventueel de rechten in en kies voor volgende.

Stel eventueel in wanneer de gebruiker ook bij andere klanten mag inloggen.

Hoe geef ik een cliënt rechten om te uploaden?

  1. Selecteer de cliënt rechtsboven in het menu. (Staat deze er nog niet tussen? Kies voor Beheer en klik op de cliënt)
  2. Kies voor Dossier en selecteer de map waar de klant in mag uploaden.
  3. Kies onderin de balk voor Rechten.

Selecteer vervolgens achter maprechten: Volledig.

Eventueel kan dit ook per cliëntgebruiker ingesteld worden.

Hoe maak ik een account voor een collega (Kantoorgebruiker)?

  1. Kies voor Beheer in het menu en dan Kantoorgebruikers
  2. Kies voor Nieuwe kantoorgebruiker aanmaken

Beheer Nieuwe kantoorgebruiker aanmaken

  1. Vul de minimale vereisten (geslacht en achternaam) en kies Volgende.
  2. Vul de gebruikersnaam en het e-mail adres en kies Volgende.
  3. Selecteer de groep vestigingsgebruiker (Selecteer Ja) en kies volgende.
  4. Selecteer Alle rechten en kies Volgende.

Hoe maak ik een map aan?

  1. Selecteer de cliënt in de menu balk en kies vervolgens voor Dossier.
  2. Open links de map waarin je de nieuwe map wilt plaatsen.
  3. Klik vervolgens op de knop Nieuwe map
  4. Vul de mapnaam in en kies voor Opslaan

Hoe kopieer ik een mappenstructuur?

  1. Kies voor Beheer en klik op de cliënt om de cliënt te selecteren waarvan je de mappenstructuur wilt kopiëren.
  2. Kies voor Dossier > Mappenstructuur kopiëren.
  3. Selecteer of je de mappenstructuur wel of niet zichtbaar voor de cliënt wilt kopiëren en selecteer eventueel de cliënt.
  4. Kies voor Kopiëren.

De mappenstructuur is nu gekopieerd. Ga naar Dossier en kies voor de map (zichtbaar voor cliënt of niet zichtbaar voor cliënt) die je hebt gekopieerd.

Uitleg mappenstructuur kopiëren (zichtbaar voor cliënt of niet zichtbaar voor cliënt)

Je kunt de gehele mappenstructuur in een map kopiëren. Met een map bedoelen we zichtbaar voor cliënt of niet zichtbaar voor cliënt.

Bij het kopiëren worden alleen de mappen en de rechten gekopieerd en niet de bestanden. Er staat standaard een testcliënt in Cloud Dossier beschikbaar waar je een mappenstructuur kunt vinden die je naar wens kunt aanpassen en eventueel kunt overnemen.

Hoe koppel ik een cliëntgebruiker aan meerdere cliënten?

  1. Ga naar Beheer > Cliëntgebruikers en klik op de gebruiker
  2. Kies voor Cliënttoegang
  3. Kies voor Meerdere cliënten > Selecteer en selecteer de cliënten waarvoor de gebruiker toegang mag en kies voor OK > Cliënttoegang opslaan.

Cliëntgebruiker

Waarom zie ik geen upload knop?

Wanneer de upload knop niet zichtbaar is, betekent het dat je niet voldoende rechten voor de betreffende map hebt.

De beheerder kan dit instellen door via Dossier de map te selecteren en te kiezen voor rechten in de balk aan de onderkant.

Hoe log ik in met tweestaps-authenticatie?

Het is belangrijk dat tweestaps-authenticatie is geactiveerd. Indien dit niet geactiveerd is dient u contact op te nemen met de beheerder.
Mocht je nog geen authenticatie app hebben, dan adviseren wij Google Authenticator (Google Play / App store).

  1. Log in op Cloud Dossier
  2. Open de Authenticator app > druk op het plus icoon > Kies voor een streepjescode scannen > en scan de QR code.

tweestaps authenticatie cloud dossier

3. Druk op de pijl naast de QR code en vul de code in die de authenticator app heeft gecreëerd en log in.
Je apparaat is nu gekoppeld Cloud Dossier.

 

Wil je je apparaat ontkoppelen?

  1. Wanneer je ingelogd bent druk je rechtsbovenin op je gebruikersnaam > Mijn account.
  2. Kies voor het tab Authenticator
  3. Ontkoppel authenticator

Eventueel kun je gelijk je nieuwe apparaat koppelen door de QR code te scannen in hetzelfde scherm met je nieuwe apparaat.

Hoe maak ik een extra cliëntgebruiker?

Wanneer je voldoende rechten hebt om extra gebruikers aan te maken kun je de volgende stappen volgen.
Kun je de stappen niet volgen? Dan heb je niet voldoende rechten. Neem daarvoor contact op met de beheerder.

  1. Kies voor Beheer > Mijn gebruikers > Nieuwe cliëntgebruiker aanmaken.
  2. Vul minimaal de achternaam > Volgende.
  3. Sta de gebruiker om in te loggen en vul het e-mailadres in > Volgende.
  4. Stel de rechten in via de knop Gespecificeerd. De gebruiker kan namelijk hetzelfde als jij. Indien het niet de bedoeling is dat de gebruiker geen extra gebruikers aan kan maken, klik dan op gespecificeerd achter Instellingen.
    En zet daar de rechten op niet. En kies voor Volgende.
  5. Selecteer de cliënten waar de gebruiker bij mag > Volgende.
  6. Standaard staat de communicatie/notificaties aangevinkt. Indien de gebruiker geen notificatie moet ontvangen van bijvoorbeeld nieuwe bestanden, kan dat hier uitgevinkt worden. Kies vervolgens voor Volgende.
  7. Kies voor Opslaan en de gebruiker krijgt een e-mail met de inloggegevens.